Le BDE ou Bureau des étudiants est une association qui a plusieurs vocations : porte parole des étudiants, représentativité de la vie associative et organisation d’événements qui rassemblent de nombreux étudiants.
Le BDE a pour charge en grande partie la relation entre la vie associative, l’administration et la Maisel. De plus, il a pour charge d’organiser la Semaine d’intégration, le Week-End d’Intégration, quatre soirées dans l’année, la campagne BDE, les voyages mais aussi pleins d’autres événements plus petits pour animer la vie de tous les jours sur le campus.
Mon parcours
Quand je suis arrivée à IMT-BS, je n’avais pas pour ambition de lister BDE. J’avais plutôt le BDA comme objectif. Cependant, on m’a proposé le poste de responsable communication dans une des listes BDE et j’ai accepté.
A partir de là, j’étais responsable d’une équipe de 5 personnes qui avaient pour mission de créer l’identité marketing et visuelle de la liste. On a donc déterminé un univers autour duquel notre communication s’orienterait : new retro wave et le nom de la liste : Spectre.
Personnellement, j’ai énormément appris à manipuler Photoshop, Première Pro, Illustrator et comprendre comment envoyer des messages clairs. J’étais en charge de créer le logo, l’organigramme, la vidéo de présentation ainsi que des affiches pour nos différents événements.
En novembre, le président de l’époque a démissionné et je me suis proposée pour le remplacer. J’étais déjà impliquée dans beaucoup de clubs et d’associations et je voyais comme un grand honneur d’essayer de représenter toute la vie associative du campus. De plus, j’avais l’intime conviction que les étudiants au sein de Spectre avaient beaucoup de potentiel et qu’il était trop dommage de ne pas aller au bout de la campagne. Ainsi, j’ai été élue, me retrouvant à la tête de 35 personnes moitié ingénieurs et moitié managers.
Mon rôle de présidente
J’ai dû changer beaucoup de choses au niveau du management, surtout l’organisation. On a travaillé avec mon bureau à planifier tous nos événements jusqu’à la fin de la campagne en attribuant chaque événement à des personnes. En effet, il s’est avéré plus efficace de fonctionner par projet que par poste. Par projet, la personne pouvait nous reporter l’évolution totale, prendre des personnes en plus pour l'aider et travailler en autonomie. Cela me permettait de me concentrer sur des projets futurs et m’assurer que tout le monde fonctionnait.
En mandat, l’énergie a changé. En effet, le fait de gagner l’élection n’était plus un objectif et il fallait donc motiver 35 personnes bénévoles pendant un an autour de la simple idée de l’engagement et créer des objectifs stimulants.
Ce fut assez difficile à faire au début, car beaucoup de personnes préféraient se concentrer sur les cours en retard.
Malgré tout, nous sommes parvenus à organiser : The Last One, la dernière soirée de l’année sur le thème du Moulin Rouge.
Le challenge du Week-End d'Intégration
Ensuite, il s’agissait d’organiser un des plus gros événement du BDE, la SEI et le WEI.
La première journée de la SEI est organisée par le BDE qui fait des petits jeux afin d’intégrer les premières années. Cependant, il faut penser à commander les t-shirts pour les équipes, acheter les accessoires pour les activités, mettre la sono dans le forum et faire la communication en amont sur les réseaux sociaux. C’est un véritable travail de chef d’orchestre.
Pour le WEI, il s’agit d’un voyage avec 420 personnes dont 250 premières années. C’est beaucoup de travail en amont : trouver le lieu, s’assurer des prestations par le tour opérateur, commander les bus, faire la répartition entre les bungalows et les bus des étudiants, organiser les activités sur place, trouver des partenariats pour l’événement afin de subventionner des activités mais aussi des goodies, faire les commandes de goodies et leur design, commander les t-shirts. Une fois à deux semaines de l’événement, il s’agit de vendre les places du WEI avec la cotisation BDE. C’est plusieurs jours de stands qui commencent en partenariat avec la Société Générale. Il faut absolument remplir les quotas car on s’engage au préalable avec les professionnels (camping, tour opérateur, bus…) sur le nombre de personnes présentes. De plus, il faut rentabiliser l’événement au niveau de la trésorerie.
La techno-parade
Le WEI passé, pas le temps de respirer, il fallait enchainer avec la TechnoParade dont l’événement avait lieu deux semaines après.
Seulement deux BDE en France ont des chars à la TP : l’Ensta et notre BDE. Il s’agit d’un événement qui promeut la musique électro sur Paris dans les rues. Cet événement se fait en partenariat avec le club de sono des écoles : BPM. Nous avons été reconnus par les organisateurs de l’événement comme le deuxième meilleur char face à des professionnels de l’industrie.
La soirée parrainage
Ensuite, deux semaines après a lieu la soirée parrainage, où par des prix attractifs, les 2a sont invités à parrainer des 1a. C’est encore dans un but d’intégration et de convivialité.
Organiser une soirée c’est beaucoup de travail d’imagination, de réflexion puis de la réalisation. Le foyer se transforme alors en salle des fêtes où on organise nos soirées. Tentures, moquettes, structure spéciale, DJs, décoration, animation, il faut que tout soit parfait.
Un mois après parrainage commence la pré-campagne BDE. Il s’agit alors d’encadrer les premières années qui se lancent dans cette aventure. Le rôle du BDE est d’inspirer et aider les premières années à atteindre leur plus gros potentiel, mais aussi, d’assurer et prendre la responsabilité s’ils font des erreurs. C’est une gymnastique qui s’est avérée parfois compliquée.
La soirée internationale
En parallèle, il y a encore une autre soirée à organiser, la soirée internationale en partenariat avec Welcom. Cette soirée s’appelait “Soirée Goodies” mais n’attirait pas grand monde. Alors, on a testé le rebranding pour essayer d'attirer plus de personnes. Cette stratégie marketing n’a pas été très impactante malheureusement.
Cette soirée permet à une liste d’être formée à staffer. Les Whispers nous ont donc suivi pendant toute la soirée.
La soirée de Noël
Ensuite et en même temps, il faut préparer la soirée de Noël. C’est un travail qu’on avait commencé dès septembre car elle se fait en collaboration avec le BDA et l’ASINT. C’est donc à trois qu’il faut imaginer les choses.
Il s’agit de la plus chère et importante soirée de l’année. Pour marquer les mémoires, il est coutume de faire venir un artiste et on a tapé fort cette année avec Vladimir Cauchemar.
La collaboration avec les deux autres bureaux associatifs s’est très bien passée, grâce à des relations cordiales entretenues toute l’année, la tenue de réunions où chacun pouvait exprimer son avis et se sentir entendu.
Le passage de flambeau
Enfin, le dernier événement fut la campagne BDE. Le moment de passer le flambeau à une nouvelle équipe.
Et aujourd’hui, c’est donc le BDE Kraken qui prend la relève pour l’année scolaire à venir.
